Авария! Покупатели не платят за поставленный товар! Разрабатываем план действий в чрезвычайной ситуации.
Мы уже говорили, как не допустить этого страшного момента: как заранее оценить платежеспособность клиента, как мотивировать заплатить вовремя, как инструктировать ваших сотрудников.
Что же делать, если ничего не помогло?
Сохраняйте спокойствие – так начинается любая инструкция по ЧС. Не создавая паники ни у своих сотрудников, ни у покупателя, напомните ему о существующей дебиторской задолженности. И включайте план «Перехват дебиторки».
Первыми в дело включаются продажники, которые теснее всего контактируют с клиентом. Их задача – выяснить причины неплатежа, попытаться повлиять на покупателя.
В финансовой службе назначается сотрудник, ответственный за данную задолженность, который контролирует ее погашение. Вы всегда должны иметь актуальную информацию, чтобы вас не вводили в заблуждение возможные отговорки клиента (например, «Мы все перевели в пятницу, ждите»). Если факт перевода был, финансовый отдел обязан его зафиксировать, сообщить руководству и отделу продаж.
Как только наступил момент просрочки платежа, финансовый отдел должен направить официальное уведомление или претензию покупателю. Далее начинается начисление штрафов и пеней (если, конечно, они предусмотрены договором). Важно не только начислять их, но и каждый раз напоминать об этом покупателю. Таким образом, финансовые санкции будут иметь еще и воспитательную роль.
Если борьба с неплатежом приобретает затяжной характер, надо начинать психологическую осаду. Например, через неделю просрочки платежа финансовый отдел выпускает документ об изменении условий поставки (только по предоплате). Соответствующее уведомление высылается клиенту и – в обязательном порядке – в отдел продаж.
Еще через неделю (сроки могут меняться в зависимости от конкретной ситуации) можно принять решение о прекращении отгрузки товара. Система оповещения работает в прежнем режиме. Наше главное оружие – уведомления.
На этом этапе обычно уже становится понятно, с чем связаны неплатежи. Если у покупателя пошатнулись дела, надо проводить переговоры. Может быть, возможны альтернативные схемы погашения задолженности (новый график погашения или бартерные схемы)? Задача – спасти хотя бы часть денег.
Если ситуацию не спасти, составьте акт, в котором будет описана ситуация с задолженностью, пусть клиент его подпишет. Готовьтесь к юридической борьбе.
Перед тем, как подавать в суд на должника, можно попробовать еще один метод. Что если продать дебиторскую задолженность? Вы спасете хотя бы часть денег и избавитесь от необходимости ходить по судам.
По традиции напоминаем: есть способ проще – это безрегрессный факторинг. Этот инструмент работает как защита от неплатежей.
Пробуйте!